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J’entends régulièrement des managers dirent qu’ils ont du mal à donner des commentaires négatifs. Ils ne savent pas comment le présenter ou ont peur de la réaction de l’employé. Parfois, il y a une expérience négative antérieure derrière cela :
« J’ai déjà essayé, mais ça s’est mal passé. L’employé s’est mis sur la défensive, et à la fin, ça n’a pas marché.
« Certaines personnes ne changent pas de toute façon, alors je vais laisser les choses comme ça. Tant que l’équipe ne souffre pas…
Ce sont surtout les managers qui évitent les conflits qui préfèrent repousser une telle conversation. Ils se disent alors : « Cela va s’arranger tout seul ». Mais plus on attend, plus la frustration risque de s’infiltrer dans l’équipe. L’ambiance s’en ressent, la productivité diminue et il arrive même que des collègues quittent l’équipe parce que les comportements perturbateurs ne sont pas pris en compte.
Que faites-vous en tant que manager ?
N’attendez pas trop longtemps
Si le comportement ou la performance ne correspond pas à ce que l’on peut raisonnablement attendre, il faut en discuter. Plus vous attendez, plus cela devient difficile – et plus il semble que le comportement est autorisé.
De plus, si vous ne dites rien à ce sujet, d’autres peuvent l’interpréter comme « apparemment, c’est autorisé ici ».
Plus tôt vous aurez cette conversation, moins le risque de conséquences négatives sera élevé. Choisissez le bon moment : non pas lorsque les émotions sont vives, mais dans un cadre calme et confidentiel.
Comment aborder une telle conversation ?
Vous trouverez ci-dessous un guide pratique :
1. Invitez votre collaborateur à un entretien individuel et confidentiel
Soyez clair sur l’intention : vous voulez discuter de quelque chose dans le contexte de l’amélioration. Indiquez qu’il s’agit d’une conversation confidentielle, dans le respect et dans une atmosphère de coopération.
2. Préparez-vous bien
Posez-vous les questions suivantes :
- Qu’est-ce que j’observe concrètement ?
Qu’est-ce que je vois ou entends qui me dérange ? Ne vous fiez qu’à vos propres observations, pas aux rumeurs ou aux histoires des autres. - Quel est l’effet de ce comportement ?
- Sur vous en tant que manager ?
- Sur l’équipe ?
- Sur les autres personnes concernées (clients, autres services, vie privée, etc.) ?
- Que voulez-vous voir ?
Formulez le changement souhaité de manière positive et orientée vers l’avenir. Alors non pas : « Ne sois plus en retard », mais : « Assures-toi d’arriver avant 9 heures. » - Quel serait l’effet de ce changement ?
Nommez l’avantage pour l’équipe, l’organisation et pour la personne elle-même. - Quelle résistance attendez-vous ?
Préparez-vous à d’éventuelles réactions. Et aussi laisser de la place pour l’inattendu.
3. Pendant la conversation : structure et empathie
a. Commencez en toute confiance
- Créez une atmosphère sereine, montrez votre intention positive et votre empathie.
- Expliquez comment se déroulera la conversation et demandez la permission : « Est-ce que je peux vous poser quelques questions pour mieux comprendre votre point de vue sur la situation ? »
- Spécifiez la durée de la conversation.
b. Engagez la conversation – l’essentiel
- Décrivez objectivement ce que vous avez observé, sans jugement.
- Discutez de la façon dont cela vous affecte, vous, l’équipe et les autres.
- Nommez le changement de comportement souhaité de manière positive.
- Expliquez l’impact de ce changement.
- Écoutez activement le point de vue de votre interlocuteur.
- Ne soyez pas sur la défensive face à la résistance – utilisez-la comme point d’entrée pour une conversation constructive. Ceux qui prennent conscience de la situation changent plus rapidement et plus durablement.
- Mettez-vous clairement d’accord sur le plan d’action : qu’est-ce qui va changer, quand et comment allez-vous y donner suite ?
c. Terminez avec respect
- Résumez la conversation et le plan d’action.
- Partagez comment vous l’avez vécu et laissez la place à l’employé pour partager sa perception de votre conversation.
- Remerciez votre collaborateur pour la conversation, même si elle a été difficile.
Finalement
Les conversations difficiles sont rarement facilitées par leur report. Ils deviennent plus faciles avec la bonne préparation et la bonne attitude.
Et si vous remarquez que vous pouvez utiliser du soutien dans ce domaine, sachez que vous n’êtes pas seul. N’hésitez pas à me contacter – je serais heureuse de vous aider à entrer dans ces conversations avec plus de confiance et d’efficacité.